Recentemente a Microsoft lançou o Flow (https://flow.microsoft.com/pt-br/), ferramenta para criação de workflows no Office365. 

Para quem já tentou criar workflows usando .NET ou o Sharepoint Designer, sabe que esta tarefa não é fácil e o resultado nem sempre é o esperado. Enquanto especialista em outras soluções de workflow, sempre considerei as opções disponibilizadas pela Microsoft bem abaixo da média de mercado - até que conheci o Flow.

O Microsoft Flow é uma ferramenta de orquestração, que consegue se conectar à dezenas de serviços web (segundo o website do Flow, 99 serviços), como por exemplo:

Desta forma, é possível criar um workflow, orquestrando ações em diferentes serviços web, e o mais importante, SEM código. Apenas configurando as ações.

Fiquei bem espantado com a proposta da solução, então resolvi testa-la com o meu Project Online, com uma das principais solicitações das empresas: um Fluxo de Aprovação de Demandas.

OBS - Apesar deste post ter sido focado em Gestão de Demandas, o fluxo criado aqui serve para qualquer outra Lista ou Biblioteca do Sharepoint, estando ou não no Project Online.

Os passos seguidos para meu teste foram:

1) Criei uma Lista Personalizada em meu PWA, chamada "Demandas".

2) Cliquei no menu "Fluxo" da Lista de Demandas, e selecionei "Criar um Fluxo"

3) Um painel com várias opções "padrões/modelos" se abriu. Dentre as várias opções, selecionei "Enviar e-mail de aprovação quando um item for criado"

4) Uma nova aba se abriu no site do Flow. Inseri minhas credenciais (login e senha do meu Office365) e todas foram aprovadas. Cliquei em "Continuar"

5) O modelo de Flow escolhido se abriu, já mostrando que a tarefa de configurá-lo, aparentemente, não seria difícil.

6) Cliquei no primeiro passo do Workflow "When a new item is created" (Quando um novo item é criado) e configurei o endereço do meu Project Online e a Lista de Demandas que eu havia criado. Este passo é muito importante, pois informa onde e como o Workflow será iniciado.

7) O segundo passo é o "Send approval email" (Enviar e-mail de aprovação). Neste passo você deverá informar QUEM receberá o e-mail de aprovação. Eu havia criado um campo na Lista de Demandas chamado "Demandante". Esse campo já apareceu como uma opção (muito bacana!).

8) No passo "Send emailScope", eu mantive as configurações padrão.

9) O último passo "SE SIM / SE NÃO", eu também mantive o original, que é apenas enviar um e-mail confirmando a aprovação.

10) Finalmente salvei e publiquei meu workflow.

11) Voltei à Lista de Demandas e criei uma Demanda "Teste Fluxo". Note que no campo "Demandante" inseri meu nome, apenas para testar o Fluxo.

12) Ao salva-la, a demanda apareceu em minha lista, como se era esperado.

13) Em poucos minutos, recebi um e-mail de aprovação em minha caixa postal. Achei bem interessante, pois os botões de aprovação/rejeição já estão no e-mail. Não há a necessidade de acessar o sistema.

14) Ao clicar em "Approve" recebi a mensagem "Obrigado por ter respondido". Logo em seguida recebi outro e-mail dizendo que o "Demandante" aprovou a Demanda (eu recebi esse e-mail de confirmação, pois eu também sou o "cadastrador" da demanda).

15) Para verificar o meu workflow, voltei ao menu Fluxo da Lista de Demandas e cliquei na opção "Ver seus Fluxos". Fui levado à página do Flow e lá já puder ver o Workflow que eu criei. Cliquei no ícone "exclamação" que indica o histórico de uso deste Workflow.

16) Consegui visualizar graficamente todo o caminho percorrido da minha Demanda no meu Fluxo de Aprovação.

Análise Final

1) Fiquei espantado positivamente com o que vi. Estou acostumado com outras soluções de mercado e confesso que sempre critiquei muito a Microsoft pela demora em achar uma solução eficaz quanto ao assunto Workflow. Parece que finalmente a Microsoft resolveu esse problema!

2) Eu fiz outros testes, criei outros passos, criei condições diferentes, mudei registro, coloquei mais informações no e-mail, etc. Tudo funcionou perfeitamente!

3) As mensagens, por padrão, vêm em inglês. Pude trocar tudo para Português.

Finalmente, parabéns a Microsoft pelo lançamento desta fantástica ferramenta. Superou, em muito, minhas expectativas.

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Muitas organizações entendem que necessitam avançar no tema "Gestão de Projetos". Entretanto, não dispõe de tempo e recursos para estruturação de um PMO, aquisição de tecnologias, consultorias e capacitação de sua equipe.

Como solução para este problema, a ingty criou o serviço PMO na Nuvem (as a Service).

» Como Funciona?

1) Utilizando-se de nossa Experiência, Metodologia e Tecnologia, um Portal de Gestão de Projetos (Tradicionais ou Ágeis), baseado no Microsoft Project (PPM) e com o acelerador iExpress da ingty, é criado exclusivamente para sua Organização, completamente customizado.

2) Em seguida, a equipe do PMO na Nuvem da ingty apoiará seu time no Planejamento de seu(s) projeto(s), utilizando as boas práticas de Gestão de Projetos.

3) Sua equipe fará o avanço nas tarefas, de acordo com as melhores práticas de Governança, apoiada pelo time do PMO na Nuvem.

4) Semanalmente as pessoas selecionadas de sua equipe receberão o relatório de progresso por e-mail, de forma simples e objetiva.

“Em um curto espaço de tempo sua organização já terá visibilidade do Portfólio de Projetos em execução em um Sistema de Gestão de Projetos completamente customizado com nosso acelerador, contando com Dashboards, Indicadores, Curva-S e diversas outras opções de planejamento”, comentou Filipe Ferreira, sócio fundador da ingty.

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Apesar do nome “Fundamentos”, este curso é abrangente, pois aborda diversos métodos, focando no PMBOK sexta edição. São 200 páginas de conteúdo, cerca de 10 vídeos, diversas trocas de experiência, além de contar com atividades práticas – o aluno terá a chance de criar um Plano de Projetos e um Relatório de Status.

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