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O que é o Microsoft PPM?

 
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O que é o Microsoft PPM?
por Filipe de Castro Ferreira - Wednesday, 18 Oct 2017, 14:13
 
O que é o Microsoft PPM?

O Microsoft PPM é uma solução guarda-chuva composta por alguns softwares com foco na gestão de Portfólio de Projetos e Recursos Corporativos. O objetivo deste artigo é explicar de forma didática o significado das siglas criadas pelos fabricantes de software e mostrar os benefícios para sua organização ao utilizar o Microsoft PPM 2016.


Antes de qualquer coisa, o Microsoft PPM é o antigo EPM. Todos os grandes fabricantes de software resolveram trocar o nome dos produtos e acabaram gerando uma grande confusão com os usuários. Assim, há o HP PPM, CA PPM, Oracle PPM. A Microsoft não poderia ter ficado para trás.

PPM é um acrônimo para Project Portfolio Management (Gestão de Projetos e Portfólio).

Os principais componentes dessa solução são:

1) Microsoft Project 2016



Este é o famoso "MS Project". Usado para criação de Cronogramas. É o software mais utilizado no mundo para criação de cronogramas.

2) Project Online/Server 2016



Quando sua organização sente a necessidade de expandir as funcionalidades de Gestão de Projetos e uma visão de Governança do Portfólio, recomenda-se a utilização do Project Server ou Online. Por exemplo, quando há necessidade de gerenciar vários projetos ao mesmo tempo ou há a necessidade de uma gestão centralizada dos recursos corporativos.

A diferença do Project Server para o Online é que, para o primeiro, as licenças são compradas e o software instalado nos servidores de sua empresa (também chamado de OnPremises). O segundo, por sua vez, é um serviço adquirido na nuvem (também chamado de OnDemand).

O Project Server ou Online pode solucionar vários problemas relacionados a Gestão de Projetos e Portfólio em sua empresa, por exemplo:

GESTÃO DE DEMANDAS

É possível gerenciar e dar visibilidade sobre as demandas/propostas de projeto, controlando o ciclo de vida de uma demanda utilizando workflow. Dessa forma, você mostra para seu cliente uma visão unificada da situação de cada demanda. Por exemplo, qual demanda está em análise de viabilidade, qual foi rejeitada ou qual que está aguardando alguma aprovação?



SELEÇÃO E PRIORIZAÇÃO DE PORTFÓLIO

A função de Seleção e Priorização apoia na tomada da decisão de qual projeto deve ser executado. Você terá visibilidade das propostas mais alinhadas aos objetivos estratégicos de sua empresa. Além dos objetivos estratégicos, quais possuem recursos financeiros e humanos para serem executados. Esta ferramenta é chave para o PMO de sua organização.



GESTÃO DE PROJETOS

As funções de gestão de projetos são ampliadas para proporcionar visibilidade para todo o time. É possível criar planos de projeto, cronogramas, riscos e questões, colaborar documentos entre outras ferramentas básicas para quem deseja gerenciar um projeto com qualidade e visibilidade.



GESTÃO DE RECURSOS

Um dos grandes pilares de se ter uma solução corporativa é a possibilidade de ter visibilidade da utilização dos recursos da organização. Essa função permite saber quais recursos (humano, material ou equipamento) estão trabalhando em qual projeto. Analisar quem está disponível ou superalocado. É possível ainda saber quantas horas que recurso trabalhou em qual atividade - importante quando se necessita fazer cobrança em projetos.



GESTÃO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS (PMO)

Ter os projetos consolidados em um ponto único, permite a gestão do portfólio de projetos de sua empresa de forma unificada e em tempo real. É possível criar indicadores visuais que permitam rapidamente saber qual projeto está atrasado e quais ações precisam ser tomadas. Além disso, é possível criar dashboards e relatórios que permitam uma gestão rápida e eficaz do portfólio de projetos e recursos.



GESTÃO DE CUSTOS

As funções de custo permitem controlar os custos do projeto desde o planejamento inicial, como por exemplo Plano de gastos, Plano de Benefícios, ROI, VPL e outros indicadores financeiros. Depois que o projeto estiver em execução, é possível saiber qual está dentro ou fora do orçamento, utilizando visões gráficas ou a Curva-S de valor agregado.



O FORRESTER fez um estudo, encomendado pela Microsoft chamado "The Total Economic Impact™ Of Microsoft Office 365 PPM" - os benefícios em ter uma Solução PPM em uma empresa.

Clique aqui e leia este documento.

Deseja conhecer mais sobre o Project Online? Acesse gratuitamente o curso "Implantando um PMO em 6 passos", localizado em nosso website.

Filipe de Castro Ferreira, PMP, MBA, MCTS, ITIL, COBIT

Bacharel em Sistemas de Informação e Pós-graduado em Gestão de Projetos. Ampla experiência implantando Project Server em empresas de diferentes tamanhos e setores, incluindo mega projeto de "parada e manutenção em refinaria”. Experiência como Consultor PPM Sênior pela Microsoft Brasil e Petrobras. Trabalhou na CA Technologies como consultor Sênior com o CA Clarity PPM, onde também foi responsável pelos parceiros na América Latina. Sócio-diretor da ingty Treinamentos. Certificações: PMP, MCP Microsoft Project, CA Clarity PPM Professional, MCP Microsoft Sharepoint, ITIL e COBIT.

A ingty é uma startup focada em cursos Online da solução PPM da Microsoft (Microsoft Project, Project Server, Online, EPM) para todos os perfis (Gerentes de Projetos, Gerentes de Recursos, Membros de Equipe, Escritório de Projetos – PMO e Administradores de Sistema), contando com qualidade superior, serviço agregado e baixo custo.

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