Como Gerenciar Problemas no Project Online

O que é um Problema?

A gestão de problemas é citada tanto no ITIL quanto no PMBOK e consiste em uma abordagem sistemática para identificar e solucionar situações que possam causar desvios ao Projeto. Em resumo, o objetivo é eliminar a causa raiz e evitar que o problema se repita. E caso isso seja inevitável, ao menos minimizar o seu impacto.

Segundo o Guia PMBOK®, “Para otimizar a entrega de valor, as equipes de projeto devem usar a solução de problemas, bem como uma abordagem de pensamento holístico para mudanças e eventos não planejados. Quando ocorre um evento não planejado, as equipes de projeto devem procurar resultados positivos em potencial que podem ser obtidos. Por exemplo, incorporar uma mudança que ocorre no final do cronograma de um projeto pode adicionar vantagem competitiva por ser o primeiro produto no mercado a oferecer o recurso”.

A prática de gerenciamento de problemas é sempre reativa aos problemas, que podem ter sido mapeados (ou não) como Risco. Os impactos de um Problema podem ser drasticamente minimizados quando estes já foram mapeados como Riscos. Por exemplo: vamos contratar um seguro com carro reserva, pois os impactos de ficarmos sem carro em um determinado período seriam grandes ao Projeto. Então, assinamos um contrato que se o carro quebrar, basta ligar no 0800 que um carro reserva é entregue em até 4h. O Risco foi mapeado e já mitigado! Se o problema ocorrer, basta seguir o plano.

Por esse motivo, a Gestão de Riscos é fundamental para uma Gestão de Problemas eficaz – as duas andam “de mãos dadas”.

Caso queira entender mais sobre a Gestão de Riscos, veja o artigo “Como automatizar a Gestão de Riscos no Project Online”.

Por fim, problemas devem ser categorizados entre sua Importância e Urgência, para que se possa definir a prioridade de ação.

O Desafio

Gerenciar Problemas é sem dúvida a grande habilidade que um Gestor de Projetos deve dominar – minimizar exposição a Riscos, conflitos, evitando impactos e variações no Projeto.

Se há uma coisa certa que irá acontecer em um problema é um Problema. O grande desafio é que muitas vezes os problemas são tratados de forma improvisada e muitas vezes não houve qualquer mapeamento de Plano de Ação dos Riscos. Ou até mesmo um registro básico sobre o Problema, para que depois se tenha um histórico de possíveis variações. Exemplo: o projeto atrasou, pois o fornecedor atrasou um entrega.

O que temos visto na prática são Empresas que, quando possuem algum registro de Problema, nada mais é que uma Planilha no Excel. Essas planilhas não são integradas com a Gestão de Riscos, não há fluxos, acompanhamento, ninguém confere para um futuro relatório, etc. Enfim, um trabalho que, na prática, não surte efeito para a Gestão do PMO.

A Gestão de Problemas no Project Online

A Microsoft lançou o conceito de Problemas no Project Online já há alguns anos. Sem dúvidas, foi um grande avanço ter um cadastro de Problemas no Sharepoint. Entretanto, trata-se de um simples cadastro sem qualquer funcionalidade, regra de negócio ou monitoramento. Ou seja, na prática os Problemas ficam cadastrados nas listas e a utilidade ainda é parecida com o que ocorre com o Excel – não há um acompanhamento real.

Podemos resumir afirmando que a função nativa do Project Online sobre a Gestão de Problemas é deficitária, sendo insuficiente em vários aspectos técnicos e funcionais, e no final do dia acaba sendo subutilizada pelos usuários por não entregar a real necessidade.

A Solução Definitiva de Gestão de Problemas no iPPM PMO

Após anos de consultoria e implantação do Project Online, vimos que a prática da Gestão de Problemas não estava de acordo com as funcionalidades do Project Online (e muito menos do Excel). Desta forma, a ingty desenvolveu um módulo exclusivo para Gestão de Problemas na solução para Gestão de Projetos e Portfólios – o iPPM PMO. A diferença é gigantesca! Vamos entender:

É possível criar Problema a partir de um Risco mapeado;
No caso de Riscos que não estão no Banco de Conhecimento, o cadastro é feito em formulário simples, elegante e extremamente amigável ao usuário – completamente diferente do Sharepoint!
Cria o Mapa de Prioridade visual automaticamente, baseado na Importância e Urgência. Uma apresentação gráfica incrível que pode ser utilizada no planejamento e nas reuniões;
Cria uma Timeline dos Problemas, que permite um monitoramento visual e extremamente simples os problemas que ocorreram ou que estão ativos no projeto;
Possui um fluxo de trabalho que dispara tarefas de ação e monitoramento, deixando o Problema vivo no processo de Gestão do Projeto;