A Gestão de Riscos é uma das disciplinas mais importantes na Gestão de Projetos, portanto fundamental a ser desenvolvida em um PMO que busca elevar sua maturidade. Antes de discutirmos como Gerenciar Riscos no Project Online, faremos um breve resumo sobre este tema.
O que é um Risco?
Risco de um projeto é um evento com uma probabilidade de ocorrer no futuro, impactando o projeto de forma negativa (ameaça) ou positiva (oportunidade).
Riscos devem ser Identificados, Analisados Qualitativamente, Quantitativamente, Planejadas as Respostas e Monitorados para que possam ser atualizados/acompanhados regularmente.
O Desafio
A teoria sobre Gestão de Riscos não é complexa e é facilmente encontrada em uma pesquisa pela Internet. O problema é que na prática a grande maioria das empresas fazem (quando fazem) a gestão de riscos em planilhas e documentos, o que torna a fase de MONITORAMENTO praticamente morta.
Na prática, temos visto empresas que criam longas planilhas de riscos que apenas ficam salvas em pastas na nuvem. Inicialmente parece super interessante, mas durante a execução do projeto elas são esquecidas e ninguém faz qualquer acompanhamento. Uma total perda de tempo e frustração por ter o conteúdo criado e não utilizado!
Se a sua realidade para Gestão de Riscos é a utilização de Planilhas de Excel, talvez tenha este sentimento.
Riscos no Project Online
A Microsoft lançou o conceito de Riscos no Project Online já há alguns anos. Sem dúvidas, foi um grande avanço ter um cadastro de Riscos no Sharepoint. Entretanto, trata-se de um simples cadastro sem qualquer funcionalidade, regra de negócio ou monitoramento. Ou seja, na prática os Riscos ficam cadastrados nas listas e a utilidade ainda é parecida com o que ocorre com o Excel – não há um acompanhamento real.
Podemos resumir afirmando que a função nativa do Project Online sobre a Gestão de Riscos é deficitária, sendo insuficiente em vários aspectos técnicos e funcionais, e no final do dia acaba sendo subutilizada pelos usuários por não entregar a real necessidade.
A Solução Definitiva de Gestão de Riscos no iPPM PMO
Após anos de consultoria e implantação do Project Online, vimos que a prática da Gestão de Riscos não se casava com a teoria no PMBOK e com as opções de mercado (Project Online ou Excel). Desta forma, a ingty desenvolveu um módulo exclusivo para Gestão de Riscos na solução para Gestão de Projetos e Portfólios – o iPPM PMO. A diferença é gigantesca! Vamos entender:
- É possível criar Riscos a partir de um Banco de Conhecimento. Dessa forma, projetos de natureza similar já podem iniciar com Riscos parecidos e com as análises qualitativa e quantitativa já feitas. A utilização do Banco de Conhecimento traz uma qualidade elevada ao conteúdo gerado além de economizar um tempo gigantesco ao Gerente de Projetos;
- Permite a criação de Planos de Resposta (Negativo ou Positivo), além dos custos relacionados ao Risco. Desta forma, seu PMO pode dar atenção aos Riscos mais críticos;
- No caso de Riscos que não estão no Banco de Conhecimento, o cadastro é feito em formulário simples, elegante e extremamente amigável ao usuário – completamente diferente do Sharepoint!
- Cria o Mapa de Riscos visual automaticamente, baseado na Probabilidade e Impacto. Uma apresentação gráfica incrível que pode ser utilizada no planejamento e nas reuniões;
- Cria uma Timeline dos Riscos, que permite um monitoramento visual e extremamente simples;
- Possui um fluxo de trabalho que dispara tarefas de ação e monitoramento, deixando o Risco vivo no processo de Gestão do Projeto;
