Como Gerenciar Recursos no Project Online

O que são Recursos no Project?

Nativamente no Project, recursos podem ser pessoas, materiais ou custos específicos que são necessários para a execução de um projeto.

Um recurso deve ser inserido no projeto para que se possa estimar o trabalho, duração ou o custo do projeto. É praticamente impossível estimar uma tarefa se você não possui informações dos recursos. Portanto, planejar e gerenciar os recursos é uma tarefa chave para estimativas de tempo e custo.

Para gerenciar o custo do projeto devem-se definir todas as pessoas, instalações, máquinas e materiais que possuem custo/esforço significativo na planilha de recursos. Todos os custos incorridos no projeto podem e devem ser registrados.

O MS Project trabalha nativamente com três tipos de recursos: Trabalho, Material e Custo:

>> Trabalho

São pessoas cujo esforços devem ser adicionados no campo Trabalho da Tarefa. Pessoas possuem limite de quantidade de horas de trabalho por dia/semana/mês, o que significa que esse esforço deve estar dentro ou bem próximo das capacidades desses recursos.

Esforços humanos custam dinheiro e devem ser preferencialmente orçados em termos dos custos de horas normais (ordinárias) e horas extras, quando possível. Portanto, no MS Project, os custos dos recursos humanos estão relacionados ao tempo (por hora, por semana, por mês, etc.).

>> Materiais

Recursos Materiais são os consumidos durante a execução das atividades do cronograma. Portanto, qualquer tipo de material deve ser considerado, por exemplo Tijolos, Vigas, Cimento, Areia, etc. Recursos do tipo material não possuem valor de hora extra ou calendário, portanto o custo é incorrido por uso/quantidade. Por exemplo: 1 tijolo custa R$ 5,00, caso utilize 100 tijolos, o custo da atividade em materiais será de R$ 500,00, independente se houve utilização de recurso do tipo trabalho.

>> Custos

Os recursos do tipo Custo são utilizados quando há necessidade de realização de gastos específicos no projeto e que não são Trabalho nem Material. Por exemplo, o custo de uma viagem de um consultor pode variar muito (passagem de avião, hotel, alimentação, etc.). Este tipo de recurso não possui taxa padrão, hora extra ou calendário. Quando esse custo é adicionado a uma tarefa, um valor deve ser inserido “manualmente” diretamente no planejamento de Tarefas, especificamente no recurso “Custo”.

Central de Recursos no Project Online

Diferentemente de se trabalhar no MS Project local, o Project Online possui o conceito de “Central de Recursos” (Pool de Recursos). Esta funcionalidade exige que os recursos sejam previamente cadastrados pelo Administrador e apenas esses recursos serão utilizados pelos Projetos Corporativos.

Há uma grande vantagem nessa abordagem trazendo Governança ao PMO, pois você garante que os Projetos da Organização estejam utilizando os mesmos recursos e se torna mais fácil uma análise de Capacidade x Utilização.

O Desafio da Gestão de Recursos no Project Online

Apesar do Project Online possui o conceito de recursos e Pool de Recursos, algumas funcionalidades não foram evoluídas e acabam dificultando o Gestor do Projeto e do Portfólio em uma Governança.

Primeiro, o Project exige que o Gestor do Projeto vincule (atribua) os recursos às atividades. Entretanto, na prática, nem sempre se sabe exatamente em qual atividade o recurso irá atuar. A Microsoft lançou em 2017 a função “Reserva de Recursos”, mas o desenvolvimento não foi finalizado e a usabilidade não é boa. Portanto, a adesão não foi satisfatória pelos usuários.

Segundo, o Project não possui o conceito de Equipamentos. Nos cenários de empresas que trabalham com equipamentos críticos, é impossível ter um mapa de reserva e utilização deste recurso.

Por fim, a análise e gráficos dos recursos é deficiente, com filtros complexos e gráficos não amigáveis. Com isso, a Gestão de Recursos acaba sendo um dos pontos negativos do Project Online.

A Solução Definitiva para Gestão de Recursos no iPPM PMO

Após anos de consultoria e implantação do Project Online, vimos que a prática de Gestão de Recursos mais recursos do que o Project se propõe nativamente. Desta forma, a ingty desenvolveu um módulo exclusivo para Gestão de Alocação e Análise na solução para Gestão de Projetos e Portfólios – o iPPM PMO. Vamos entender:

É possível criar uma Agenda do Recurso para o Projeto, completamente desassociada do Cronograma – o que batizamos de “Mapa de Alocação” – uma solução única e exclusiva da ingty:

Incluímos o conceito de Equipamentos, inclusive para o Mapa de Alocação;
Criamos uma Análise completa do Pool de Recursos, com gráficos que fazem sentido em uma análise gerencial: