- Patrocinador executivo: é o “Dono” do programa de OKRs, do ponto de vista organizacional;
- OKR Coach: é o responsável pela implantação dos OKRs e a sua evolução contínua;
- OKR Owner: são os responsáveis pelos OKRs táticos e operacionais;
- Líderes de times: são os responsáveis pelo atingimento dos OKRs dos seus times.
Explorando um pouco mais sobre o que significam cada elemento do OKR: o Objetivo é um “sonho inspirador” e diz onde se quer chegar. Por outro lado, o Resultado-Chave permite medir e identificar se está no caminho correto, também conhecido como meta SMART: S (específica), M (mensurável), A (atingível), R (relevante) e T (temporal). Já as Iniciativas são as ações que devem ser tomadas para que se alcance tais Resultados.
Cm esse direcionador claro, agora é o momento de monitor e acompanhar as Iniciativas e o atingimento dos Resultados-Chave.
Monitorando e Acompanhando o Progresso – Check-ins dos times
Os OKRs devem estar inseridos no dia a dia da empresa, no seu modelo de gestão e cultura organizacional. Portanto, o sucesso da implantação de OKRs não está apenas em definir perfeitamente os Objetivos, Resultados-Chave e Iniciativas, mas o grande desafio está na disciplina em mantê-los atualizados.
A melhor estratégia para alcançar este objetivo, é manter reuniões regulares de time para acompanhamento da evolução dos OKRs através de um calendário das datas. Essas reuniões são chamadas de Check-ins semanais dos times.
O Check-in é uma breve cerimônia (uma hora ou menos) com o objetivo de dar visibilidade ao time no progresso das OKRs, acompanhar resultados, endereçar impedimentos e alinhar todo o time na mesma direção. A ideia não é criar reuniões improdutivas que apenas aumentam o trabalho do time, mas tornar as reuniões existentes mais produtivas ou até mesmo eliminar algumas delas.
A frequência dos check-ins depende do período (meta) do OKR. Por exemplo, um OKR Estratégico Anual poderá ter check-ins mensais. Já um OKR Operacional Trimensal deverá ter check-ins semanais. Esta frequência pode e deve ser ajustada respeitando as características da organização. Mas jamais devem ter espaçamento muito longo (que não permitam tomadas de ação para ajuste do plano), nem muito curto (que se tornem chatas e improdutivas). Normalmente para OKRs táticos e operacionais, uma reunião semanal é suficiente. Os Check-ins das equipes tendem a ser mais curtos, com algumas equipes fazendo check-ins stand-up de 15 minutos.
Os Check-ins semanais são fundamentais para tornar a utilização de OKRs parte integrante da cultura organizacional.
Reuniões de Check-in possuem uma pauta pré-definida, não são reuniões de pauta livre. Portanto devem ser rápidas e objetivas com foco nos seguintes temas:
1) Métricas e Resultados: Quais foram os avanços nos Resultados Chave desde o último check-in? Neste momento a equipe deve inserir os Resultados obtidos com base nas métricas de metas. Por exemplo: deveríamos ter fechado 10 negócios e fechamos 8.
2) Impedimentos: Há algum impedimento/problema que está retardando o time a alcançar a meta? Então o time deve criar um plano de ação para remoção deste impedimento imediatamente.
3) Iniciativas (próxima período): o que vamos fazer no próximo período (semana/quinzena/mês) para alcançar as metas? Por exemplo, vamos criar e finalizar 2 backlogs de produto.
4) Nível de Confiança: com as informações que temos, o quão confiante estamos que alcançaremos a meta final do OKR?
Quais resultados OKRs geram à Organização?
Através dos OKRs é possível eliminar o GAP entre a estratégia e as entregas, identificando se a equipe e os resultados estão alinhados aos Objetivos Estratégicos e caminhando de acordo com o planejado.
Isso contribui para melhores tomadas de decisões referentes aos processos, produtos e estratégias do negócio.
Disto isso, a utilização de OKRs cria um ambiente propício de transformação organizacional, fornecendo ao time:
1) Foco – Trabalhar com OKR é ter foco em um objetivo e garantir que ele será alcançado.
2) Engajamento – Os colaboradores se sentem motivados e alinhados com o propósito da organização, pois sabem exatamente o que precisa ser realizado.
3) Alinhamento – Com OKRs a comunicação interna é potencializada, pois há transparência nos objetivos a serem alcançados e o impacto do seu trabalho nas entregas.
Como aplicar OKRs na minha empresa?
Primeiramente, é importante citar que OKRs podem ser adotadas por empresas de diversos segmentos e portes. Para que uma Organização obtenha o máximo que o método OKR fornece o ideal é que todos os níveis (Estratégico, Tático e Operacional) estejam engajados na utilização deste método, de forma Corporativa.
Entretanto, realizar a implantação do método OKR Corporativamente, de uma só vez, é difícil e muitas vezes inviável. Sugerimos que a implantação ocorra em ondas, sempre começando pequeno (em uma área ou departamento), sempre visando alcançar nos níveis mais altos da Organização.
Como já citado neste artigo, OKRs devem obedecer a um Direcionamento Estratégico. Sem um OKR estratégico, o uso do OKR se torna apenas uma ferramenta de gestão de tarefas aleatórias e operacionais, uma vez que não há uma direção clara e definida pela Organização.
Acelerando a implantação dos OKRs com o PMOActivate e o iStrategy OKRs da ingty tecnologia
A utilização de uma ferramenta para implantação de OKRs em sua Organização pode ser um grande diferencial para acelerar e consolidar o uso deste método de forma Corporativa.
A implantação de qualquer método/metodologia se baseia basicamente em três pilares: Pessoas, Processos e Tecnologia. A ingty possui em seu Portfólio as seguintes soluções e serviços para garantir esse objetivo em sua Organização:
O iStrategy OKRs é a solução da ingty tecnologia que entrega todas as boas práticas de forma prescritiva para a implantação e acompanhamentos em sua Organização:
O PMOActivate® se trata de uma metodologia única e exclusiva da ingty para implantação e ativação completa de um Escritório de Projetos (PMO) em tempo record.
